Circa fünf Millionen PKW in Deutschland haben einen gewerblichen Fahrzeughalter. Ein Dienstwagen kann sich im Alltag als besonders praktisch erweisen. Aber wie wird der finanzielle Vorteil versteuert?
Immerhin sind die betreffenden Arbeitnehmer bei Geschäftsreisen somit nicht mehr zwangsläufig auf die öffentlichen Verkehrsmittel angewiesen. Doch auch abseits geschäftlicher Anlässe ist es immer wieder bequem, auf die Vorzüge eines Dienstwagens zurückgreifen zu können.
Denn: Je nach Vereinbarung ist es den Arbeitnehmern erlaubt, ihren Dienstwagen bis zu einem gewissen Teil auch privat zu nutzen. Ein Detail, das in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle spielt, ist selbstverständlich die Versteuerung.
Generell besteht die Möglichkeit, einen Dienstwagen auf Basis der 1% Regelung oder der Kilometerpauschale zu versteuern. Was sich mehr lohnt, ist von unterschiedlichen Details abhängig. Im Zweifel hilft selbstverständlich auch der Steuerberater weiter.
Die folgenden Abschnitte zeigen auf, welche Regelungen für Dienstwagen vorgesehen sind und wann sich eher die 1% Regelung und wann sich eher die Kilometerpauschale lohnt. Wichtig: Hierbei handelt es sich um keine steuerliche Beratung.
Das Thema rund um Dienstwagen & Co. ist zu vielseitig, als dass das hier von Standards gesprochen werden könnte. Dementsprechend dienen die folgenden Aussagen als Richtwerte, die bereits – wie erwähnt – vom Steuerberater individuell eingeschätzt werden sollten.
Wann habe ich Anspruch auf einen Dienstwagen?
Vorweg: Es gibt keine Regelungen, auf deren Basis ein genereller Anspruch auf einen Dienstwagen bestehen würde. Erst wenn es eine offizielle Vereinbarung mit dem Arbeitgeber bzw. dem zuständigen Flottenmanagement gibt, kann der Arbeitnehmer auf sein Recht bestehen.
Ob besagte Vereinbarung schriftlich oder mündlich fixiert wurde, ist hierbei weitestgehend unerheblich. Sicherheitshalber (und um Streitigkeiten vorzubeugen) ist natürlich immer besser, auf die schriftliche Variante zu setzen. Häufig werden entsprechende Details im Arbeitsvertrag festgehalten.
Besonders gut stehen die Chancen auf einen Dienstwagen, wenn bereits alle anderen Mitarbeiter, die auf einer bestimmten Ebene arbeiten, über ein solches Auto verfügen. Hier wäre es die Aufgabe der Unternehmensführung, zu begründen, weshalb beispielsweise ein neuer Mitarbeiter keinen Dienstwagen erhalten sollte. Ansonsten handelt es sich um eine Ungleichbehandlung, gegen die vorgegangen werden kann.
Welcher Dienstwagen letztendlich gefahren werden darf, ist häufig von dem zur Verfügung stehenden Budget abhängig. Viele Arbeitgeber erweisen sich in diesem Zusammenhang als besonders flexibel und geben lediglich eine obere Preisgrenze an, bis zu der sich der Mitarbeiter einen Dienstwagen aussuchen darf.
Ob das Auto dann letztendlich auch für private Fahrten genutzt werden darf, sollte im Vorfeld unbedingt schriftlich fixiert werden. Für den Fall, dass der Wagen nicht nur geschäftlich genutzt wird, gilt, dass es sich hierbei um eine Art von Vergütung handelt, die versteuert werden muss. Aber wie?
Welche Regelungen für Dienstwagen gibt es?
Mit Hinblick auf die Versteuerung von Dienstwagen wird zwischen der 1% Regelung und der Kilometerpauschale unterschieden.
1% Regelung
Das Prinzip der ein Prozent Methode ist schnell erklärt: Hier geht es darum, ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens im Monat als Einnahme zu versteuern. Betriebsausgaben, die in diesem Zusammenhang anfallen, sind nicht abzugsfähig.
Ob es sich bei dem betreffenden Wagen um ein Neufahrzeug oder um ein gebrauchtes Auto handelt, ist unerheblich. Im Preis inklusive sind auch die Umsatzsteuer und die Kosten für etwaige Sonderausstattungen. Wie hoch die Kosten sind, die der Arbeitnehmer zu tragen hat, ist dementsprechend vor allem von der Ausstattung des Wagens zum Kaufzeitpunkt abhängig.
Wie alt der Wagen ist, spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle. Wird Zubehör nachträglich eingebaut, fließt dies nicht in die Berechnung ein. Dennoch kann sich die 1 % Regelung zu einem hohen Kostenfaktor entwickeln – vor allem falls sich der betreffende Arbeitnehmer für ein höherpreisiges Modell entschieden hat.
Der Vorteil ist jedoch, dass ist hier nicht nötig ist, beispielsweise ein Fahrtenbuch oder ähnliches zu führen. Der zeitliche Aufwand, der sich mit Hinblick auf die 1% Regelung ergibt, ist dementsprechend gering.
Die Kilometerpauschale
Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker der Dienstwagenversteuerung: die Kilometerpauschale. Diese Entfernungspauschale bezieht sich auf Fahrten, die zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz stattfinden und liegt seit dem Jahr 2022 für Fernpendler bei 0,38 Euro (ab dem 21. Kilometer).
Anerkannt werden bei fünf Tagen in der Woche maximal 230 Fahrten und bei sechs Tagen in der Woche maximal 280 Fahrten. Ausnahmen gelten für Menschen, die unter einer Behinderung leiden. Hier sind die Pauschalen in der Regel höher. Im Zusammenhang mit der Lohnsteuererklärung kann dann nichts weiter abgezogen werden.
1% Regelung vs. KM-Pauschale – Wann lohnt es sich?
Wer sich auf der Suche nach möglichem Einsparpotenzial befindet, stellt sich schnell die Frage, ob es sinnvoller ist, auf die 1% Regelung oder auf die Kilometerpauschale zurückzugreifen. Für die 1% Regelung sprechen die folgenden Faktoren:
- Die private Nutzung des Dienstwagens ist vergleichsweise hoch.
- Der Wagen wird im Jahr viel gefahren.
- Die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ist eher gering.
Hinzu kommt, dass es sich bei der ein Prozent Regelung häufig um die günstigere Variante handelt, wenn der Listenpreis des Wagens vergleichsweise niedrig ist.
Im Gegenzug lohnt sich die Kilometerpauschale, wenn der Dienstwagen fast nur zu geschäftlichen Zwecken gefahren wird und Wohnort und Arbeitsstätte dementsprechend auch weiter auseinanderliegen. Zudem kann es in finanzieller Hinsicht sinnvoll sein, zu überlegen, ob es möglich ist, einen vergleichsweise teuren Dienstwagen über die Kilometerpauschale abzurechnen. Auf diese Weise lässt sich häufig Geld sparen.
Fazit
Viele Arbeitnehmer empfinden es als großen Luxus, auch in ihrem Privatleben über einen Dienstwagen verfügen zu können und somit bei Geschäftsreisen eine Alternative zum Mietwagen zu haben. Dennoch sollte hier nicht vergessen werden, dass es sich aus steuerlicher Sicht hierbei um einen geldwerten Vorteil handelt, der selbstverständlich versteuert werden muss.
Am sichersten ist es, alle Regelungen, die mit dem Arbeitgeber getroffen werden, schriftlich festzuhalten. Ein Gespräch mit einem Steuerberater kann dabei helfen, von Vornherein eine Basis für eine vergleichsweise geringe steuerliche Belastung zu schaffen. Dies gilt vor allem dann, wenn die betreffenden Arbeitnehmer mit Hinblick auf die Auswahl des Modells und dessen Nutzung flexibel sind.
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Anmerkung der Redaktion: Der Autor dieses Textes ist kein Steuerberater und auch kein Rechtsanwalt, sondern Wirtschafts- und Finanzjournalist. Finanzjournalisten ist rechts- und steuerberatende Tätigkeit per Gesetz untersagt. Der Text dient lediglich der Information von Steuerzahlern und (angehenden) Bauherren oder Immobilienkäufern. Eine Beratung oder gar konkrete Empfehlungen enthält der Text nicht. Diese sind auch nicht beabsichtigt. Obwohl die für den Text verwendeten Quellen als zuverlässig gelten, wird keine Garantie für die Richtigkeit übernommen. Die Ausführungen und Erklärung können und sollen das Gespräch mit einem Steuerberater und/oder Rechtsanwalt nicht ersetzen.